Barrierefreie PDFs erstellen mit Adobe InDesign und Acrobat Pro

Das Grundprinzip: Semantik in der Quelle

Barrierefreie PDFs müssen nach ISO 14289 (PDF/UA) bestimmte technische Anforderungen erfüllen: Alle bedeutungstragenden Inhalte müssen getaggt sein, die Tags müssen semantisch korrekt sein (Überschriften als H1–H6, nicht als fetter Text), alle Inhalte müssen in logischer Lesereihenfolge vorliegen, und rein dekorative Elemente müssen als Artefakte markiert sein, damit Screenreader sie überspringen.

Die entscheidende Erkenntnis: Die Norm bewertet das Ergebnis, nicht den Prozess. Wer in InDesign sauber arbeitet, hat beim Export bereits den Großteil der Arbeit erledigt. Was danach in Acrobat manuell repariert werden muss, kostet ein Vielfaches der Zeit.

Der Workflow in Kürze:

1. InDesign: Absatzformate mit Export-Tagging (h1–h6, p, Artifact) anlegen
2. InDesign: Bilder verankern, Alt-Texte setzen, Tabellen-Header definieren
3. InDesign: Lesereihenfolge im Artikelbedienfeld definieren
4. InDesign: Export mit „PDF mit Tags erstellen"
5. Acrobat Pro: Sprache, Dokumenttitel-Anzeige, Tab-Reihenfolge setzen
6. Acrobat Pro: „Für Barrierefreiheit vorbereiten" → Bericht abarbeiten
7. Acrobat Pro: Optional: PDF/UA-1-Identifier per Preflight-Fixup setzen
8. PAC: Externe Validierung + manuelle Qualitätsprüfung

InDesign: Der komplette Workflow

1. Absatzformate und Export-Tagging

Absatzformate sind das Fundament. Wer sie konsequent anwendet und mit PDF-Tags verknüpft, bekommt beim Export eine strukturell korrekte PDF – ohne Nacharbeit in Acrobat. Wer stattdessen Text nur optisch überschriftlich formatiert (fett, groß, aber kein Absatzformat), bekommt im Export alles als <p> – ohne jede Überschriftenstruktur.

Absatzformate systematisch aufbauen

1. Lege für alle Textarten eigene Absatzformate an: Titel, H1, H2, H3, Fließtext, Listenpunkt, Bildunterschrift, Tabellenkopf, Tabellenzelle, Fußnote. Die Konsistenz der Anwendung ist entscheidend – sie ist die Grundlage der Exportstruktur.
2. Wende Formate hierarchisch korrekt an. Hauptüberschriften tragen das H1-Format, Zwischenüberschriften H2 oder H3 – nicht nach Optik, sondern nach inhaltlicher Rolle.
3. Hinterlege im Absatzformat das Export-Tagging: Öffne das Absatzformat (Doppelklick), gehe zu Export-Tagging und wähle den passenden PDF-Tag: H1 bis H6 für Überschriften, P für Fließtext, Artifact für Inhalte, die Screenreader ignorieren sollen.
4. Nutze Artifact gezielt für Kolumnentitel, Seitennummern, dekorative Linien und andere wiederkehrende Layoutelemente ohne Informationswert.

Häufiger Fehler: Wenn das Export-Tagging auf „Automatisch" steht, ordnet InDesign oft alles als <P> zu – es gibt dann keine Überschriftenstruktur im PDF. Immer explizit taggen.

2. Listen korrekt anlegen

Manuell erstellte Listen – also Text mit vorangestelltem Bindestrich oder eingerückten Absätzen – werden beim Export nicht als Listenstrukturen getaggt. Der Screenreader liest dann den Bindestrich vor und versteht keinen Zusammenhang zwischen den Elementen.

1. Erstelle Listen ausschließlich über die InDesign-Listenfunktionen: Schrift → Aufzählungszeichen und Nummerierungen oder die entsprechende Option im Absatzformat-Dialog.
2. Hinterlege im Absatzformat das Export-Tag LI für Listenelemente. InDesign ordnet dann beim Export automatisch <L> (List) und <LI> (List Item) zu.
3. Vermeide verschachtelte Listen, wenn sie nicht inhaltlich notwendig sind – sie erhöhen den Prüf- und Korrekturaufwand in Acrobat erheblich.

3. Tabellen barrierefrei konstruieren

Tabellen sind erfahrungsgemäß ein typischer Audit-Killer. Solange sie einfach strukturiert sind und Kopfzeilen korrekt ausgezeichnet wurden, exportiert InDesign sie gut. Bei komplexen Spaltenverbünden oder verschachtelten Tabellen ist Nacharbeit in Acrobat unvermeidlich.

1. Erstelle Tabellen als echte InDesign-Tabellen über Tabelle → Tabelle einfügen – nie als Text mit Tabulatoren oder als Bild.
2. Markiere Kopfzeilen als Header Rows: Wähle die Kopfzeile aus, dann Tabelle → Tabellenoptionen → Kopfzeilen und Fußzeilen und stelle sicher, dass die Zeile als Kopfzeile definiert ist.
3. Halte die Tabellenstruktur so einfach wie möglich. Irreguläre Zellverbünde (Spans, Merges) erfordern fast immer manuelle Korrekturen im Acrobat-Tag-Baum.
4. Plane ein, dass der Kopfzeilen-Scope (Spalte oder Zeile) möglicherweise in Acrobat nachgepflegt werden muss – das ist ein typischer Punkt, den der Acrobat-Checker moniert.

4. Bilder, Alt-Text und Verankerung

Screenreader arbeiten linear. Ein Bild, das im Layout neben dem referenzierenden Text steht, wird ohne explizite Verankerung unter Umständen an völlig falscher Stelle vorgelesen – oder gar nicht. Bilder sollten deshalb im Textfluss verankert sein.

Bilder im Textfluss verankern

1. Klicke den Bildrahmen an. Oben rechts erscheint ein kleines blaues Quadrat – das ist der Anker-Indikator.
2. Ziehe das blaue Quadrat per Drag-and-Drop in den Textfluss, genau an die Stelle, an der das Bild inhaltlich gehört (z. B. direkt nach dem Satz, der auf das Bild verweist). Das Quadrat wird zum Ankersymbol.
3. Das Bild bleibt im Layout an seiner visuellen Position, ist aber für den Export im Textfluss verankert.

Alt-Text hinzufügen

1. Wähle den Bildrahmen aus und öffne Objekt → Objektexportoptionen.
2. Wechsle zum Reiter Alt-Text. Wähle entweder Benutzerdefiniert und tippe den Alt-Text manuell, oder wähle Aus XMP-Metadaten für eine dynamische Verknüpfung mit Bildmetadaten (empfehlenswert bei vielen Bildern).
3. Schreibe Alt-Texte präzise und kurz. Beschreibe, was das Bild inhaltlich aussagt – nicht, wie es aussieht.
4. Für rein dekorative Bilder: Export-Tag auf Artifact setzen, damit der Screenreader sie ignoriert.

Tipp: Wenn Bilder in Adobe Bridge oder Lightroom mit Beschreibungsfeldern gepflegt wurden, kann InDesign diese direkt als Alt-Text verwenden. Das spart bei bildreichen Dokumenten viel Zeit.

5. Lesereihenfolge im Artikelbedienfeld definieren

In mehrspaltigem Layout, Magazinen oder Broschüren stimmt die automatische Lesereihenfolge oft nicht mit dem überein, was sehende Leser erwarten würden. Das Artikelbedienfeld ist die Lösung: Hier wird die Tagging- und Lesereihenfolge explizit festgelegt – ohne das Layout zu verändern.

1. Öffne das Artikelbedienfeld: Fenster → Artikel.
2. Erstelle einen neuen Artikel mit dem Plus-Symbol und gib ihm einen beschreibenden Namen.
3. Ziehe Textrahmen, Bildrahmen und Tabellen in den Artikel – in der Reihenfolge, in der ein Screenreader sie lesen soll (z. B. Spalte 1 komplett, dann Spalte 2).
4. Stelle sicher, dass für jeden Artikel die Option Beim Export berücksichtigen (Include) aktiviert ist – sonst wird der Artikel beim Export ignoriert.

Hinweis: Elemente, die nicht im Artikelbedienfeld erfasst sind, werden beim Export in der Reihenfolge ihrer Platzierung auf der Seite verarbeitet – das ist für komplexe Layouts oft falsch.

6. Metadaten und Navigation

Metadaten sind nicht nur für Suchmaschinen wichtig – sie sind Barrierefreiheitspflicht. Ohne Titel weiß ein Screenreader-Nutzer nicht, welches Dokument gerade geöffnet ist.

• Öffne Datei → Dateiinformationen und fülle mindestens Titel und Beschreibung aus. Diese Metadaten werden beim Export nach Acrobat übertragen.
• Wenn das Dokument ein Inhaltsverzeichnis hat, exportiere es mit. InDesign übernimmt TOC-Strukturen korrekt als Lesezeichen-Hierarchie in die PDF.
• Querverweise und Hyperlinks werden als funktionale Links exportiert, sofern die entsprechenden Export-Optionen aktiv sind.

7. Export-Einstellungen für barrierefreie PDFs

Ohne das richtige Häkchen nützt alle Vorarbeit nichts: Die exportierte PDF muss getaggt sein.

1. Wähle Datei → Exportieren und als Format Adobe PDF (Druck) oder Adobe PDF (Interaktiv). Den Unterschied: „Druck" für druckoptimierte PDFs mit Lesezeichen und Hyperlinks, „Interaktiv" wenn Buttons, Videos oder andere interaktive Elemente enthalten sind.
2. Im Export-Dialog: Aktiviere „PDF mit Tags erstellen" – das ist die zentrale Einstellung. Ohne sie gibt es keine Tagging-Struktur im Export.
3. Bei interaktiven PDFs: Aktiviere zusätzlich „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden". Damit wird die Tab-Reihenfolge direkt aus der Dokumentstruktur abgeleitet.
4. Wenn Formulare, Buttons oder Hyperlinks enthalten sind: Formulare und Medien auf „Alles einschließen" setzen.

Hinweis zu PDF/UA: InDesign kann die offizielle PDF/UA-Kennzeichnung (den XMP-Identifier nach ISO 14289) nicht direkt einbetten. Das muss in Acrobat nachgeholt werden. Wer PDF/UA direkt aus InDesign benötigt, kann auf Plugins wie MadeToTag von axaio zurückgreifen.

Acrobat Pro: Der komplette Workflow

Acrobat Pro ist kein Reparaturbetrieb für schlecht aufgebaute Dokumente – es ist die letzte Qualitätsstufe für gut aufgebaute. Wer in InDesign sauber gearbeitet hat, hat hier vergleichsweise wenig zu tun. Trotzdem gibt es Dinge, die sich technisch nur in Acrobat erledigen lassen.

1. Dokumenteigenschaften richtig setzen

Drei Einstellungen müssen unbedingt vor allem anderen geprüft werden:

1. Dokumentsprache setzen: Datei → Eigenschaften → Erweitert → Sprache. Diese Einstellung kann nicht in InDesign vorgenommen werden. Fehlt die Sprache, können Screenreader den Text nicht korrekt aussprechen.
2. Dokumenttitel statt Dateiname anzeigen: Datei → Eigenschaften → Beschreibung → Ansicht beim Öffnen → Dokumenttitel wählen. Standardmäßig zeigt Acrobat den Dateinamen an – für Screenreader-Nutzer ist der Dokumenttitel deutlich informativer.
3. Tab-Reihenfolge prüfen: Seiten-Panel öffnen (Anzeige → Navigationsfenster → Seiten), alle Seiten markieren, Rechtsklick → Seiteneigenschaften → Tab-Reihenfolge: Dokumentstruktur verwenden.

2. Barrierefreiheitsprüfung starten und lesen

Acrobat bietet einen integrierten Accessibility Checker, der die häufigsten Probleme automatisch erkennt – und bei einigen auch automatisch behebt.

1. Navigiere zu Alle Werkzeuge → Für Barrierefreiheit vorbereiten.
2. Wähle „Barrierefreiheit überprüfen", passe die Optionen an und starte die Prüfung.
3. Im Ergebnisbericht gibt es vier Status-Typen: Bestanden, Übersprungen, Manuelle Überprüfung erforderlich und Fehlgeschlagen.
4. Für jeden Fehler per Rechtsklick wählen: Beheben (Acrobat versucht es automatisch), Erläutern (Hilfe zur manuellen Behebung) oder Erneut prüfen.
5. Über „Bericht zur Barrierefreiheit öffnen" den vollständigen HTML-Report für eine strukturierte Übersicht aller Findings aufrufen.

Wichtig: „Manuelle Überprüfung erforderlich" bedeutet nicht „alles okay" – es bedeutet, dass Acrobat das nicht maschinell prüfen kann. Diese Punkte müssen manuell kontrolliert werden, z. B. durch Testen mit einem Screenreader.

3. Tags-Editor fachgerecht nutzen

Acrobat bietet zwei verschiedene Fenster, die oft verwechselt werden:

• Tags-Fenster: Zeigt den logischen Strukturbaum. Die Reihenfolge hier ist die Lesereihenfolge für Screenreader. Für alle semantischen Korrekturen (Tag-Typen ändern, Reihenfolge anpassen, Alt-Texte setzen) ist dieses Fenster der richtige Ort.
• Content-Fenster (Inhalt): Zeigt die Objektstruktur auf Seitenebene. Nur verwenden, wenn gezielt Inhalte als Artefakte markiert werden müssen – falsche Änderungen können die PDF beschädigen.

Falls die exportierte PDF nur wenige Tag-Fehler hat: Im Tags-Fenster (Anzeige → Navigationsfenster → Tags) navigieren, fehlerhafte Tags per Rechtsklick bearbeiten und den Tag-Typ über Eigenschaften ändern.

Für ungetaggte PDFs ohne Quelldatei bietet Acrobat ein cloudbasiertes automatisches Tagging, das Überschriften, Tabellen, Listen und mehrspaltige Lesereihenfolge erkennen kann. Das ist Plan B – die Ergebnisse müssen immer nachkontrolliert werden.

4. Lesereihenfolge prüfen und korrigieren

In getaggten PDFs folgt die Lesereihenfolge der Reihenfolge im Tag-Baum. Das Leserichtung-Werkzeug ist die schnellste Methode, um Probleme sichtbar zu machen.

1. Öffne das Werkzeug: Werkzeuge → Barrierefreiheit → Leserichtung.
2. Aktiviere „Seiteninhaltsgruppen anzeigen". Acrobat nummeriert alle Inhaltsbereiche in der erkannten Reihenfolge.
3. Prüfe, ob die Nummerierung der erwarteten Lesereihenfolge entspricht. Wenn Spalten vertauscht sind oder Sidebars mitten in den Fließtext springen: Im Reihenfolge-Fenster Elemente per Drag-and-Drop in die richtige Position ziehen.
4. Einzelne Bereiche neu taggen: Bereich auswählen und aus der Werkzeugpalette den passenden Tag-Typ zuweisen.
5. Vorher speichern! Undo/Redo ist in diesem Werkzeug nicht überall zuverlässig.

Wichtige Einschränkung: Adobe empfiehlt, das Leserichtung-Werkzeug primär für PDFs zu verwenden, denen in Acrobat Tags hinzugefügt wurden. Bei aus InDesign exportierten PDFs sollte man für strukturelle Korrekturen möglichst zur InDesign-Quelldatei zurückkehren – andernfalls entstehen Unterschiede, die beim nächsten Export wieder überschrieben werden.

5. Alt-Texte in Acrobat ergänzen

Wenn Alt-Texte in InDesign nicht gesetzt wurden oder das Dokument aus anderer Quelle stammt, können sie in Acrobat nachgepflegt werden.

1. Navigiere zu Alle Werkzeuge → Für Barrierefreiheit vorbereiten → Alternativtext hinzufügen. Acrobat erkennt alle Abbildungen und führt durch die Eingaben.
2. Alternativ: Im Tags-Fenster die <Figure>-Tag aufklappen, Rechtsklick → Eigenschaften → Tab Tag → Alternativtext eingeben.
3. Für Links: Im Tags-Fenster beim <Link>-Tag einen alternativen Text setzen – wichtig für Links, die nur aus einer URL bestehen oder keinen sprechenden Linktext haben.
4. Achtung: Alt-Text darf nicht an übergeordnete Tags mit Untertagging gehängt werden – dann werden die Kinder-Tags nicht mehr verarbeitet.

6. Formulare barrierefrei finalisieren

Interaktive Formulare sind ohne korrekte Tags und Tooltips für Tastatur- und Screenreader-Nutzer nicht bedienbar.

1. In Acrobat: Alle Werkzeuge → Für Barrierefreiheit vorbereiten → Formularfelder automatisch taggen.
2. Öffne anschließend den Formulareditor (Alle Werkzeuge → Formular vorbereiten) und prüfe jedes Feld: Doppelklick auf das Feld → Tab Allgemein → Feld Tooltip ausfüllen. Der Tooltip ist das, was der Screenreader vorliest, wenn das Feld fokussiert wird.
3. Tab-Reihenfolge prüfen: Im Formulareditor unter Werkzeuge → Tab-Reihenfolge anzeigen kontrollieren, ob die Reihenfolge dem logischen Lesefluss entspricht.

7. PDF/UA-Kennzeichnung setzen

Die PDF/UA-Kennzeichnung ist eine Deklaration im XMP-Metadaten-Block der PDF, die signalisiert: „Dieses Dokument wurde nach ISO 14289 erstellt." Sie ersetzt keine Prüfung – sie ist ihre Konsequenz. Erst nach bestandenem technischem und manuellem Check sollte der Identifier gesetzt werden.

1. Öffne Preflight: Werkzeuge → Druckproduktion → Preflight.
2. Im Preflight-Dialog auf das Schraubenschlüssel-Symbol klicken (Single Fixup), dann Document Info and Metadata aufklappen.
3. „Set PDF/UA-1 entry" auswählen und auf Fix klicken.
4. Dokument unter neuem Namen speichern.

Häufiges Missverständnis: „Der PDF/UA-1-Identifier ist gesetzt" bedeutet nicht „Das Dokument ist PDF/UA-konform". Es ist eine Selbstdeklaration. PAC und andere Prüfwerkzeuge geben „nicht verifiziert" aus, wenn der tatsächliche Inhalt die Anforderungen nicht erfüllt.

Häufige Fehler und ihre Lösung

Checkliste zum Abhaken

InDesign

• Absatzformate für alle Textarten konsequent angewendet (kein manuelles Formatieren).
• Export-Tagging in allen Absatzformaten explizit gesetzt: H1–H6, P, ggf. Artifact.
• Listen mit InDesign-Listenfunktionen erstellt – keine manuellen Bindestriche oder Einrückungen.
• Bilder im Textfluss verankert.
• Alt-Texte für alle bedeutungstragenden Bilder gesetzt (XMP oder benutzerdefiniert).
• Dekorative Bilder und Layout-Elemente als Artifact getaggt.
• Tabellen als echte InDesign-Tabellen angelegt; Kopfzeilen als Header Rows definiert.
• Lesereihenfolge im Artikelbedienfeld definiert (bei mehrspaltigem Layout besonders wichtig).
• Metadaten (Titel und Beschreibung) in den Dateiinformationen gepflegt.
• Export-Option „PDF mit Tags erstellen“ aktiviert.
• Bei interaktiver PDF „Struktur für Aktivierreihenfolge verwenden“ aktiviert.

Acrobat Pro

• Dokumentsprache gesetzt.
• Dokumenttitel als Anzeigename statt Dateiname definiert.
• Tab-Reihenfolge auf „Dokumentstruktur verwenden“ gesetzt.
• „Für Barrierefreiheit vorbereiten“ ausgeführt und Bericht vollständig abgearbeitet.
• Tags-Baum geprüft: Alle Inhalte getaggt oder als Artefakt markiert.
• Alt-Texte für Abbildungen und Links vollständig und korrekt hinterlegt.
• Tabellen-Tags geprüft; Kopfzeilen korrekt als TH mit Scope-Attribut ausgezeichnet.
• Formularfelder getaggt, Tooltips gesetzt und Tab-Reihenfolge geprüft.
• PDF/UA-Identifier per Preflight gesetzt (erst nach vollständiger Prüfung).

Externe Qualitätsprüfung

• PAC (PDF Accessibility Checker) ausgeführt.
• PDF/UA- und WCAG-Checks erfolgreich durchlaufen.
• Screenreader-Vorschau genutzt und Lesefluss kontrolliert.
• Alle Punkte mit „Manuelle Überprüfung erforderlich“ kontrolliert.